En tiempos de crisis se presentan muchas dificultades que generan miedo e incertidumbre, pero también es cuando surgen nuevas iniciativas y herramientas.

Si bien es cierto que el sector eventos es uno de los más perjudicados por esta situación generada por la pandemia mundial del Covid19, en estos últimos días la tecnología ha sido el mayor aliado.

Teniendo en cuenta que la organización de eventos es uno de los sectores que más rápido está evolucionando, los últimos avances tecnológicos están logrando cambiar la mentalidad de las personas, la forma en la que se organizan los eventos, y el modo en el que se participa en ellos. Estamos hablando de los eventos virtuales.

La demanda de plataformas para celebrar eventos virtuales se ha disparado con el Covid19, tras la cancelación de múltiples ferias y conferencias de asistencia presencial. Los eventos virtuales, no son simplemente la solución para suprimir las distancias físicas, optimizar el tiempo de los asistentes y reducir la inversión de recursos económicos por parte de las empresas, sino que son el complemento perfecto para un evento sostenible. 

La tecnología en la que se basan los eventos virtuales permite conectar a cientos de personas simultáneamente desde cualquier tipo de dispositivo móvil. Además en la mayoría de plataformas los participantes pueden interactuar con voz y movimientos, además de caracterizar su personaje. Pero, ¿las empresas apuestan  por los eventos virtuales frente a los tradicionales?

¿Cómo repensar los eventos desde la alternativa digital?

A raíz de la pandemia mundial por COVID.19, la mayoría de los eventos previstos para este año tuvieron que cancelarse o pospuesto. Sin embargo, la tecnología digital -que ha ido ganando peso en presentaciones y ferias a lo largo de los últimos años- se ha convertido en la principal alternativa para paliar el vacío comunicativo que deja la ausencia del trato personal, habitual en este tipo de citas. 

En este sentido, Samuel Scott, Conferenciante experto en comunicación y marketing, recalca que “la manera más efectiva de presentar un producto, ya sea el sabor de un helado o un software B2B, es el cara a cara de forma personal en los stands de los patrocinadores o en los salones de exposiciones”, idea con la que coinciden sus compañeros de sector. Dado que en esta situación de confinamiento no es posible organizar una reunión presencial, los canales digitales se presentan como la única vía para mantener la cercanía entre marcas y usuarios.

Streaming, la alternativa más accesible

En los últimos años, el streaming se ha convertido en la principal forma de difusión en vivo para los eventos y conferencias. Un servicio cada vez más habitual y que ahora se descubre como la principal alternativa a la cuarentena. “Actualmente todo el mundo lo está demandado, el streaming y la multiconferencia”, aseguraba José María Mérida, CEO de Doble M Audiovisuales. Una tendencia que respalda Benito Romero, CEO de la tecnológica Enbex: “Ahora mismo enfocamos los eventos con tele-streaming. Capturamos a la persona dando la ponencia y por otro lado metemos la presentación”.

Sin embargo, los profesionales de la organización de eventos recalcan que “nada equivale al evento presencial”, en palabras de Paula Gómez-Roldán, Directora de Comunicación y Marketing de la agencia de eventos EDT. Darío Reggatieri, CEO de Beon. Worldwide, afirmaba que es muy complicado cuando estás obligado a tener contacto físico, “porque justo eso es lo que hace la diferencia entre un evento presencial y la parte digital”. Aunque recalca que siguen haciendo “eventos en directo para que las marcas y empresas puedan seguir transmitiendo sus mensajes”.

Para Eric Mottard, Cofundador y CEO de Evento Plus, “hay dos soluciones que están lejos del real frame”. La primera consiste en “hacer eventos muy pequeños para generar interactividad con entre seis a diez muy buenos clientes y hacer una pequeña discusión en 30 minutos sobre el contexto actual”.  La otra opción es “congregar a mucha gente sin interactividad, organizado una mesa redonda con tres ponentes y tener cientos de personas que se conecten”. Aunque Mottard augura una menor atención de la gente en este segundo caso. Y es que hay una postura unánime sobre lo que prima en un evento: el valor de la experiencia y su capacidad para emocionar.

Sin embargo, la pregunta del millón sigue siendo ¿cómo será este sector de eventos después del Covid19? Este virus ha cambiado los paradigmas y rutinas habituales en todos los sectores, siendo el de los eventos, uno de los más afectados.

En esta línea, expertos en comunicación y eventos plantean nuevos enfoques y perspectivas que podemos resumir en 10 tendencias:

#1 Auge de las habilidades tecnológicas. La multitud de posibilidades que la tecnología e internet aportan, se han hecho más que evidentes durante los tiempos de quedarnos en casa. Las plataformas para celebración de reuniones virtuales y su bajo coste en comparación con los eventos offline, han conseguido abrir los ojos sobre el amplio abanico de posibilidades que se ven en el horizonte online y lo que esto conlleva: el reciclaje de conocimiento y aprendizaje del manejo del mundo 3.0.

#2 Resultado directo de las competencias tecnológicas, se encuentran los cambios en los tiempos; los eventos se hacen más cortos y a su vez, a una puntualidad exquisita en la celebración de los mismos, algo menos usual a lo que estamos acostumbrados cuando llevamos a cabo eventos presenciales.

#3 En la línea de fomentar la seguridad sanitaria, siguiendo siempre las indicaciones de gobiernos y especialistas, los espacios interpersonales están en pleno proceso de cambio. Por ello, los macro-eventos como los conocíamos hasta ahora deben evolucionar a los denominados eventos boutique, más pequeños, más exclusivos y localistas, donde las personas cara a cara sean menores y el gran grueso de asistencia se realice a través del streaming. Estos eventos boutique suponen a su vez, una mayor personalización y cuidado de cada detalle con los asistentes, haciendo la experiencia aún más memorable.

#4 La situación requiere la creación de nuevas funciones en los eventos presenciales que se realicen; si los azafatos se encargaban de la atención a los asistentes y el control de los mismos, ahora deben añadirse responsabilidades derivadas de la seguridad sanitaria como el tomar la temperatura, vigilar que se respeten los espacios interpersonales, ofrecer mascarillas o guantes y rellenar los dosificadores de gel hidroalcohólico. Estas nuevas responsabilidades también pueden correr a cargo de un nuevo puesto denominado auxiliar de seguridad sanitaria de espacios.

#5 El engagement con el público pasa por la interacción, siendo esta sobresaliente a través de una mayor participación en chats, vídeos y mensajes en RRSS. La creatividad unida a la gamificación, serán claves en la consecución de fidelidad en los asistentes a los eventos.

#6 La seguridad y la confianza del consumidor se convierten en factores de análisis de la situación, donde la posibilidad de crear un certificado o sello para los eventos libres de Covid pueda ser una alternativa para conseguir alcanzar un alto grado de estabilidad y certeza.

#7 El contenido va de la mano de la volatilidad de los asistentes, se convierte en el rey y el que marcará la diferenciación de nuestros eventos digitales con la competencia. Debido a la gratuidad, el usuario podrá elegir entre una amplia oferta, donde será el contenido uno de los factores determinantes de su decisión de asistencia a unos u otros. Si el contenido es interesante y nuestro engagement acorde, convertiremos la volatilidad en lealtad.

#8 La experiencia dará lugar a la emoción. Los grandes eventos experienciales pasarán a ser eventos emocionales a través del mundo digital. La nostalgia del antes y la esperanza del ayer, claves en la memorabilidad de los eventos.

#9 La RSC como objetivo en los eventos. Una tendencia de consecución de objetivos no económicos, derivados de otros valores como la responsabilidad social corporativa. Una apuesta en firme por incrementar y equilibrar los valores y los intangibles como la imagen y la reputación.

#10 El big data, otro de los grandes beneficiarios en esta nueva etapa de los eventos. Los datos, su cotejo y procesamiento durante esta crisis a través de los eventos online es más sencillo que en otros contextos anteriores, dando alternativas a crear comunidades de usuarios alrededor de nuestros eventos que pueden convertirse en público objetivo a medio y largo plazo y por consiguiente, en posibles ingresos económicos.

En definitiva, el sector de eventos se encuentra en un escenario muy diferente al que se hubiese previsto en esta época, pero en el que se demuestra una vez más la capacidad de adaptación de un sector a través de estas 10 tendencias que se han ido desarrollando en un muy corto periodo de tiempo. Por tanto, los eventos son herramientas de comunicación necesarias, que ayudan a la socialización, al aprendizaje y al progreso.