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23 de octubre de 2020
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Transformación digital

Cinco mitos sobre la digitalización de procesos de Recursos Humanos

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Lo desconocido genera mito, pero la digitalización ya es un hecho en casi todas las áreas de una empresa.

La digitalización de procesos de Recursos Humanos es algo que, hoy en día, todas las empresas deberían implementar. 

Existen muchos motivos para hacerlo; pero uno de los más importantes tiene que ver con una gestión más eficiente de la documentación laboral. 

Problemáticas claves en empresas, por ejemplo, que ofrecen servicios de limpieza, seguridad, logística o transporte, se eliminan por completo con la despapelización. 

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La falta de un repositorio documental, control y trazabilidad en la gestión de documentos y firma de documentación son solo alguno de los beneficios de contar con gestores documentales en el área de Recursos Humanos. 

Por supuesto, todo lo desconocido genera miedos y, en muchas ocasiones, resistencia al cambio. 

Y de esa misma resistencia, y desinformación, surgen mitos en torno a la digitalización que no son ciertos y que privan a muchas compañías de dar el gran paso hacia la transformación digital del área.

 

Mitos sobre la digitalización de Recursos Humanos

Es solo para grandes empresas

Las plataformas digitales en la nube permitieron democratizar la adopción de este tipo de soluciones ya que el cliente paga en función del uso que le dé.

Está esa creencia de que tener los procesos automatizados, digitalizar o despapelizar un proceso de punta a punta es algo muy costoso.

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Hace unos años era bastante costoso. Pero esto cambió gracias a la nube. Se democratizaron todas estas tecnologías y hoy están al alcance de todos en términos económicos.

La nube nos habilita a no tener que comprar infraestructura, hardware y poder contratar las plataformas como un servicio y pagar por uso. 

Se activa con una simple configuración que en nuestro caso, en algunos servicios, solamente se tarda 3 días en activar.

Requiere inversión inicial muy grande

La digitalización de procesos de Recursos Humanos prácticamente no requiere inversión inicial y el costo de suscripción es menor que el costo operativo.

La realidad es que tanto para Humanage como para otras herramientas dedicadas a automatizar los procesos de negocios, se reemplaza un costo por otro y, en la mayoría de los casos, se genera un ahorro de costos significativo.

¿Por qué es esto? Porque estos procesos ya los hacen y ya tienen recursos abocados a ello.

Además hay que sumar el costo del papel, impresoras, toners, logística- en algunos casos-, servicio de guarda documental, personas dedicadas a enviar esta documentación y hacer todo el seguimiento que se firme, se devuelva y se archive, todo esto tiene un tiempo de gestión.

Si hacemos este análisis de las horas hombre que nos lleva este proceso más todos los materiales y demás recursos que tenemos que involucrar y se compara con una plataforma SaaS, no sólo verán los beneficios en cuanto a los costos sino también desde la operación.

El acceso fácil y rápido a la documentación, conocer el estado de cada uno de los documentos en tiempo real y disponer del tiempo de las personas dedicadas a este proceso manual hacia otras tareas de mayor valor para el negocio, genera un impacto inmenso dentro de la organización y un ahorro de costos evidente.

Resistencia al cambio

“La gente no se va a adaptar”. Para que la gente se pueda adaptar al cambio, es clave una campaña de comunicación. Como en toda transformación la adopción es un desafío. 

Hoy en día tenemos clientes de todas las industrias, de todos los tamaños y todas se han adaptado al cambio.

El 84,3% de la población Argentina tiene un smartphone y el 82,9% tiene acceso a internet (Fuente Indec Mayo 2020). 

En el caso de nuestra plataforma, el 60% de los accesos se hacen desde un smartphone; y este número sigue creciendo.

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No tiene respaldo legal

En el caso de Argentina, existe la Ley de Firma Digital 25.506 que le da respaldo legal a los documentos electrónicos firmados digital o electrónicamente.

Cada uno de los países tienen una regulación en cuanto a este tema y los gestores documentales se convierten en herramientas muy útiles, y legales, para el departamento de Recursos Humanos. 

Es difícil de implementar

Como decía en un punto anterior, la implementación de los recibos de sueldo digitales en nuestra empresa se lleva a cabo en 3 días desde que recibimos la documentación del cliente. 

Incluso, hemos realizado la implementación de nuestra herramienta en 2 días hábiles. Lo que demuestra que es bastante rápido de implementar.

Este mito puede estar ligado a que las empresas piensan que necesitan de un área de IT para llevar a cabo la digitalización de Recursos Humanos. 

No se requiere ni infraestructura de IT ni personal especializado para suscribir este tipo de plataformas. Así que dejamos otro mito derrumbado en torno a la despapelización de Recursos Humanos. 

Mi recomendación final es que, en el momento en el que vayas a elegir a un proveedor de este servicio, preguntes bien el alcance de la plataforma, los tipos de firma que ofrecen, y con qué nube trabajan. 

Busca siempre un proveedor que se convierta en un aliado estratégico de tu negocio y que te ayude a conseguir los objetivos de la organización. 

Colaboración: Javier Outeiral (CEO Cardinal Systems Paperless Experts).

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